Обратная связь

Подписаться на нашу рассылку

Электронная подпись в Lexema-ECM

В настоящее время все больше компаний и частных лиц переходят с бумажного документооборота на электронный (ЭДО). Для того, чтобы ЭДО обладал юридической силой, необходима электронная цифровая подпись – аналог обычной подписи.

Электронная подпись — это информация в электронном виде, которая формируется при помощи уникальной комбинации символов. Подпись связана с автором, с самим документом с помощью криптографических методов и не может быть подделана с помощью обычного копирования.

Виды электронных подписей

В настоящее время существует 3 вида электронных подписей

  • Простая электронная подпись ПЭП
  • Неквалифицированная электронная подпись НЭП
  • Квалифицированная электронная подпись КЭП. Самая высокая степень защиты.

Их особенности и границы применения регулируется законом 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид подписи Что из себя представляет Для чего Как и где создается Юридический статус
ПЭП Зашифрованная персональная информация о владельце (код, логин-пароль) Идентифицирует отправителя Создается средствами информационной системы, в которой ее используют Не имеет юридической силы, требуется соглашение о признании
НЭП Криптографическое преобразование документа, информации о владельце. На криптографический алгоритмы ограничения не накладываются (ключ) Идентифицирует отправителя, подтверждает, что с момента подписания документ не менялся Заказывается в удостоверяющих центрах или создается силами собственных IT-специалистов, нет требований к структуре сертификата По договоренности сторон и в предусмотренных законом случаях приравнена к подписанным бумажным документам
КЭП Криптографическое преобразование документа, информации о владельце. Криптографические алгоритмы -сертифицированы в ФСБ РФ (ключ) Идентифицирует отправителя, подтверждает, что с момента подписания документ не менялся Заказывается в аккредитованных удостоверяющих центрах, жесткие требования к структуре сертификата (например, содержит СНИЛС) Юридическая сила без дополнительных условий

 

Облачная электронная подпись

Облачные НЭП и КЭП – это аналоги привычных электронных подписей, но без физического носителя- токена. Это те же цифровые сертификаты, но хранятся они не на физических носителях (Рутокен, eToken) у владельца подписи, а на удаленном защищенном сервере, то есть в интернете. Взаимодействие с ЭП в облаке осуществляется по защищенным каналам в зашифрованном в виде. ОКЭП отличается от ОНЭП дополнительной идентификацией с помощью мобильного приложения.

Преимущества облачной электронной подписи

  • Мобильность. Удобный доступ к ключу с любого устройства, в том числе с мобильного телефона, без привязки к рабочему месту
  • Надежность. В отличие от физического носителя, который может быть потерян, сломан или украден
  • Массовость. Облачной электронной подписью могут пользоваться все сотрудники, даже не имеющие настроенного рабочего компьютера
  • Стоимость. Как правило, стоимость облачной ЭП ниже, чем у аналогичной на физическом носителе

Применение ЭП в кадровом электронном документообороте

Документы ПЭП НЭП КЭП
Приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени + + +
Должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, ПВТР - + +
Трудовой договор, приказ об увольнении - - +

 

Необходимые внутренние документы для использования кадрового электронного документооборота и ЭП

  • Локальный акт о кадровом ЭДО (для любой ЭП)
  • Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП)

Применение облачной ЭП в Lexema-ECM

Lexema-ECM поддерживает применение облачных электронных подписей. Каждый документ может быть подписан нажатием кнопки. Программа отправляет данные о владельце подписи и самом документе на сервер удостоверяющего центра. Пользователю приходит смс или сообщение в приложении на телефоне. После подтверждения, с сервера удостоверяющего центра в Lexema-ECM приходит уведомление и файл подписи.

Сервисы Lexema-ECM для работы с облачными электронными подписями

В настоящее время в Lexema-ECM встроены сервисы для работы с облачными ЭП аккредитованных удостоверяющих центров:

  • Sign.Me (ООО СМ, ПАО Ростелеком, Приказ Минкомсвязи России № 110 от 16.05.2013.г. "Об аккредитации удостоверяющих центров")
  • СКБ Контур (АО Производственная фирма СКБ Контур, Приказ Минкомсвязи России № 191 от 06.08.2012. "Об аккредитации удостоверяющих центров")

На правах партнера ООО Лексема может самостоятельно выпускать облачные КЭП, которые регистрируются в сервисе Sign.Me, и поставлять их по привлекательной стоимости в рамках договоров на Lexema-ECM. При этом пользователям Lexema-ECM не потребуется установка дополнительных приложения для работы с ЭП Sign.Me