Поручения
Все компании каждый день принимают самые разные управленческие решения. По этой причине сотрудникам ежедневно даются различные поручения и ставятся задачи. Для реализации этих поручений и задач необходимо зафиксировать сроки, а также проконтролировать их исполнение.
Поручением называется документ, в котором одному или нескольким сотрудникам организации ставится задача достичь определенного результата к заданному сроку. Работа с поручениями включает в себя формирование поручений, их исполнение, контроль исполнения.
В нашей системе электронного документооборота есть все инструменты для реализации отправки поручений. Сам документ может сформировать любой сотрудник.
Вот как выглядит поручение в Lexema-ECM:
Поручение также, как и все документы документооборота, отправляется по маршруту. Все изменения, проводившиеся с полем Срок исполнения, отображаются в таблице «Изменения срока исполнения». При изменении срока исполнения всем участникам приходит рассылка.
Окно маршрута выглядит следующим образом:
Сотрудникам, которые были указаны в маршруте, документ приходит на обработку. Можно увидеть в окне «Документооборот», в разделе «На обработку». После подтверждения действий всеми участниками маршрута, маршрут завершается.
У инициатора поручения и контролера также есть возможность отозвать поручение. Для этого необходимо нажать кнопку Отозвать поручение в самой карточке документа. После этого маршрут удалится.
Также поручение возможно создать на основании уже существующего документа (например, входящее письмо, приказ, служебная записка и др.). Необходимо просто открыть нужный документ, и в карточке документа на верхней панели выбирать пункт Операции → Создать поручение. Далее некоторые поля в создавшемся поручении заполнятся автоматически, и дальнейший процесс аналогичен обычному созданию поручения. Поручение, созданное на основании уже существующего документа, будет отображаться в связанных документах (Связки).