Служебная записка
Служебные записки - распространённая форма взаимодействия между сотрудниками разных подразделений компании. Обычно служебные записки содержат просьбы, предложения или информационно-справочную информацию.
Типовой процесс в данном модуле состоит из четырех этапов:
- Инициатор создает документ Служебная записка, заполняет все необходимые поля и отправляет по маршруту
- Руководитель принимает документ и подписывает его на своем этапе
- Документ отправляется на дополнительное согласование
- Документ рассматривается адресатами
Интерфейс Служебной записики в Lexema-ECM:
Поле Подписант по умолчанию заполняется ФИО автора документа, если у него имеется право подписи. Если права подписи нет, то поле Подписант заполняется ФИО руководителя автора документа. Выбор подписанта из числа других руководителей осуществляется в выпадающем списке, где участники выводятся в следующем порядке:
- Инициатор, если имеет право подписи
- Его руководитель
- Все сотрудники имеющие право подписи или являющиеся руководителями (сортировка по алфавиту)
Пользователь, указанный в поле Подписант, копируется в маршрут с действием Подписать.
Пользователь из поля Кому является основным адресатом служебной записки, он копируется в маршрут с действием Рассмотреть. Пользователи из таблицы Копия являются дополнительными адресатами служебной записки и копируются в маршрут с действием Ознакомиться. Адресат при получении служебной записки в СЭД должен выдать краткий ответ: отметка об ознакомлении или согласовании вопроса либо другие комментарии.
При необходимости для формирования в маршруте согласующих лиц их следует указать в таблице Дополнительное согласование. Пользователи из таблицы Дополнительное согласование копируются в маршрут с действием Согласовать. В список согласующих включаются сотрудники, область деятельности которых затрагивается проектом служебной записки.