Lexema ERP для организации объединенного центра обслуживания ГК «Таргин»
Заказчик:
ГК «Таргин»
О компании:
Крупный российский многопрофильный нефтесервисный холдинг. Он состоит из управляющей компании и производственных подразделений («Таргин Бурение», «Таргин КРС», «Таргин Логистика», «Таргин Механосервис», «Таргин Идея» и «НИЦ Бурсервис»), и на 100% принадлежит российской корпорации ПАО АФК «Система».
:
Создание общего центра обслуживания (ОЦО) на базе 5 разрозненных бухгалтерских служб.
Решение:
реализация:
Организация электронного архива
ГК Таргин имеет распределенную структуру, до организации ОЦО бухгалтерские службы были раскиданы по 16 локациям в соответствии с расположением производственных служб компании. После централизации бухгалтерской службы количество локаций специалистов стало 2 – г. Уфа и г. Нефтекамск. Такая централизация не могла бы обеспечить оперативный ввод документов в учетную систему предприятия без внедрения системы электронного архива.
Было принято решение организовать электронный архив компании как веб-приложение на платформе Lexema. Решение обусловлено тем, что в ГК Таргин к тому времени уже был внедрен электронный документооборот LexDoc на платформе Lexema и внедрение архива на Lexema стало развитием проекта по электронному документообороту.
Результат:
Обеспечен оперативный ввод документов в учетную систему.
Техническая поддержка
Специалистами «Лексема» (бывш. «ЭкоСофт») организована активная техническая поддержка по работе в системе. Учетная система «Лексема» была адаптирована для работы в системе специалистов бизнеса. Разработаны упрощенные формы интерфейсов для ввода данных в учетную систему.
Реализация проекта ОЦО внесла качественные изменения в бизнес-процессы ГК Таргин. Особенностью проекта стало то, что на специалистов бизнеса – кураторов договоров и МОЛ была возложена регламентированная ответственность по вводу документов в учетную систему и размещению скан-образов документов.
В рамках проекта ОЦО были обучены и дооснащены рабочие места 1 259 специалистов бизнеса, в том числе 560 сотрудников, ранее не работавших в учетной системе, в 6 географических зонах. Проведены систематические централизованные обучения и семинары.
Результат:
Повышение качества отражения информации в системе.
Сокращение сроков предоставления документов и ввода их в систему.
Автоматизирована оперативная работа кураторов договоров по взаимоотношениям с контрагентами.
ГК Таргин динамично развивающаяся компания, ставящая перед собой цели по оптимизации бизнеса. В 2014 году было принято решение реорганизовать бухгалтерские службы компании и на базе 5 разрозненных бухгалтерский служб АО «Таргин», «Таргин Бурение», «Таргин КРС», «Таргин Логистика», «Таргин Механосервис», создать общий центр обслуживания (ОЦО).
Основными целями реализации проекта стали:
- Снижение затрат холдинга за счет оптимизации численности и структуры бухгалтерии.
- Повышение качества управленческой, бухгалтерской и налоговой отчетности. Сокращение сроков сдачи отчетности.
- Повышение контроля и прозрачности бухгалтерского и налогового учета.
- Стандартизация и унификация бизнес-процессов.
- Формирование электронного архива документов.
- Повышение управляемости холдингом при изменении организационной структуры или бизнес-процессов.
- Повышение инвестиционной привлекательности холдинга.
Функционально на ОЦО возлагаются задачи методологического сопровождения и формирование внутренних нормативных актов в области бухгалтерского и налогового учета и отчетности; ведение учета, формирование отчетности по РСБУ и МСФО; обучение и консультационная поддержка представителей бизнеса.
Итоги внедрения ЭХД Lexema:
- В среднем в месяц размещается в системе — 53 000 документов.
- Количество видов первичных документов, размещаемых в ЭХД — 38 тип (первичные документы по учету ТМЦ, персонала, имущества, расчетам с контрагентами).
- Количество пользователей ЭХД — 1 259 человек.
- Сокращены трудозатраты персонала по подготовке документов при проведении аудиторских проверок ДХО с 16 человек/дней до 2 человек/дней.
- Количество обследованных рабочих мест на предмет дооснащения необходимым оборудованием для сканирования – 788 рабочих мест.
- Настроено 176 поточных сканеров, 261 устройств для считывания штрих-кодов.
- Количество обученных специалистов, ранее не работавших в учетной системе — 560 человек.
- Количество структурных подразделений, работающих в ЭХД – 406 подразделений.
- География пользователей, работающих в ЭХД — 16 локаций.
