Обратная связь

Подписаться на нашу рассылку

Lexema-ECM в ООО «РН-Транспорт»

 

Заказчик:

ООО «РН-Транспорт»

О компании:

ООО «РН-Транспорт» – крупное транспортное предприятие в структуре группы компаний «Роснефть», предоставляющее услуги спецтехники, грузопассажирских и вахтовых перевозок, легкового транспорта. В штате компании более 15 тысяч сотрудников, эксплуатируемый парк техники содержит более 7,5 тысяч единиц техники.


СЭД с электронным архивом документов и целостной интеграцией с учетной системой

 


 

Техническая
реализация:

Список документов СЭД

Банк

  • Заявка на оплату

Делопроизводство

  • Входящие и исходящие документы
  • Листы исполнения приказов
  • Нормативные документы и ОРД
  • Поручения и служебные записки

Правовые документы

  • Договоры и дополнительные документы к ним
  • Заявка на регистрацию нового контрагента
  • Заявка на стандартизацию договора
  • Служебные записки для предсогласования, регистрации, снятия с контроля договоров
  • Служебные записки для регистрации, снятия с контроля доп. документов к договорам
  • Служебная записка на оформление доверенности

Управление закупками

  • Заявка на закупку
  • Утверждение запроса на закупку

Учет услуг

  • Контрольный лист

Обучение персонала

  • Заявки в годовой бюджет, на обучение
  • Потребность в обучении на год

Функциональные возможности СЭД:

  • Электронное согласование документов
  • Возможность прикрепления файлов произвольного формата
  • Настройка маршрутов согласования документов
  • Контроль согласования и исполнения документов
  • Формирование уведомлений пользователей по электронной почте о различных событиях с документами
  • Поиск документов по реквизитам документов и полнотекстовый поиск по содержанию текста регистрационной карточки
  • Печать отчетных и аналитических форм документов
  • Разграничение прав доступа в зависимости от исполняемых функций и на уровне подразделений
  • Организация взаимодействия внутри холдинга
  • Делегирование полномочий по согласованию или утверждению документов другим сотрудникам
  • Целостная интеграция с учетной системой
  • Взаимодействие с электронным архивом документов

 

 

Функциональные возможности электронного архива документов

  • Сканирование документов в потоковом режиме
  • Генерация, печать и распознавание штрих-кодов
  • Возможность хранения большого количества скан-образов документов
  • Организация доступа к документам на основании настраиваемой ролевой модели
  • Увязка документов архива с документами учетной системы. Целостная интеграция с учетной системой. Формирование полного пакета первичных бухгалтерских документов для одной хозяйственной операции
  • Организация взаимодействия между службами предприятия и бухгалтерской службой (ОЦО) в процессе сканирования, размещения, согласования документов и отслеживания сроков предоставления первичных документов
  • Возможность атрибутивного поиска документов
  • Возможность просмотра и сохранения на диск найденных документов.
  • Возможность формирования реестров и отчетов по заданным условиям
  • Контроль соблюдения сроков и качества предоставления и обработки документов. Сервисы для консолидации статусов размещенных документов
  • Настройка уведомлений о поступлении, возврате и нарушении сроков предоставления документов. Интеграция с электронной почтой
  • Оптимизация работы с первичными документами по внутригрупповым операциям

Выполняемые задачи электронного архива документов:

  • Размещение в электронном архиве полного пакета бухгалтерских, HR и юридических документов
  • Организация доступа к учетной системе и электронному архиву сотрудникам практически всех служб РН-Транспорт, а также внешним специалистам при необходимости
  • Улучшение системы внутреннего контроля посредством информационной системы
  • Повышение дисциплины по соблюдению сроков предоставления документов и вводу их в учетную систему
  • Сокращение сроков подготовки документов при аудиторских проверках
  • Взаимосвязь с системой электронного документооборота Lexema-ECM

 



Смотрите другие истории успеха с системой Lexema: