Lexema-ECM в ООО «РН-Транспорт»
Заказчик:
ООО «РН-Транспорт»
О компании:
ООО «РН-Транспорт» – крупное транспортное предприятие в структуре группы компаний «Роснефть», предоставляющее услуги спецтехники, грузопассажирских и вахтовых перевозок, легкового транспорта. В штате компании более 15 тысяч сотрудников, эксплуатируемый парк техники содержит более 7,5 тысяч единиц техники.
Решение:
СЭД с электронным архивом документов и целостной интеграцией с учетной системой
Техническая
реализация:
реализация:
Список документов СЭД
Банк
- Заявка на оплату
Делопроизводство
- Входящие и исходящие документы
- Листы исполнения приказов
- Нормативные документы и ОРД
- Поручения и служебные записки
Правовые документы
- Договоры и дополнительные документы к ним
- Заявка на регистрацию нового контрагента
- Заявка на стандартизацию договора
- Служебные записки для предсогласования, регистрации, снятия с контроля договоров
- Служебные записки для регистрации, снятия с контроля доп. документов к договорам
- Служебная записка на оформление доверенности
Управление закупками
- Заявка на закупку
- Утверждение запроса на закупку
Учет услуг
- Контрольный лист
Обучение персонала
- Заявки в годовой бюджет, на обучение
- Потребность в обучении на год
Функциональные возможности СЭД:
- Электронное согласование документов
- Возможность прикрепления файлов произвольного формата
- Настройка маршрутов согласования документов
- Контроль согласования и исполнения документов
- Формирование уведомлений пользователей по электронной почте о различных событиях с документами
- Поиск документов по реквизитам документов и полнотекстовый поиск по содержанию текста регистрационной карточки
- Печать отчетных и аналитических форм документов
- Разграничение прав доступа в зависимости от исполняемых функций и на уровне подразделений
- Организация взаимодействия внутри холдинга
- Делегирование полномочий по согласованию или утверждению документов другим сотрудникам
- Целостная интеграция с учетной системой
- Взаимодействие с электронным архивом документов
Функциональные возможности электронного архива документов
- Сканирование документов в потоковом режиме
- Генерация, печать и распознавание штрих-кодов
- Возможность хранения большого количества скан-образов документов
- Организация доступа к документам на основании настраиваемой ролевой модели
- Увязка документов архива с документами учетной системы. Целостная интеграция с учетной системой. Формирование полного пакета первичных бухгалтерских документов для одной хозяйственной операции
- Организация взаимодействия между службами предприятия и бухгалтерской службой (ОЦО) в процессе сканирования, размещения, согласования документов и отслеживания сроков предоставления первичных документов
- Возможность атрибутивного поиска документов
- Возможность просмотра и сохранения на диск найденных документов.
- Возможность формирования реестров и отчетов по заданным условиям
- Контроль соблюдения сроков и качества предоставления и обработки документов. Сервисы для консолидации статусов размещенных документов
- Настройка уведомлений о поступлении, возврате и нарушении сроков предоставления документов. Интеграция с электронной почтой
- Оптимизация работы с первичными документами по внутригрупповым операциям
Выполняемые задачи электронного архива документов:
- Размещение в электронном архиве полного пакета бухгалтерских, HR и юридических документов
- Организация доступа к учетной системе и электронному архиву сотрудникам практически всех служб РН-Транспорт, а также внешним специалистам при необходимости
- Улучшение системы внутреннего контроля посредством информационной системы
- Повышение дисциплины по соблюдению сроков предоставления документов и вводу их в учетную систему
- Сокращение сроков подготовки документов при аудиторских проверках
- Взаимосвязь с системой электронного документооборота Lexema-ECM
