Делопроизводство
Электронное делопроизводство помогает компании ускорить и систематизировать процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции. Одновременно с этим образуя единый электронный архив документов, что значительно упрощает работу и позволяет оперативно найти любую информацию.
Структура документооборота на предприятии включает три категории документов:
- Входящие. Поступают извне по электронной почте, по телефону, по почте или через курьера
- Исходящие. Разрабатываются внутри организации и отправляются сторонним адресатам
- Внутренние. Создаются для внутреннего пользования: организационно-распорядительные документы, локально-нормативные документы, поручения, служебные записки и т.п.
Делопроизводство в свою очередь состоит из входящих и исходящих документов. Давайте подробнее рассмотрим каждый из них.
Входящие документы
Входящий документ служит для отображения данных по входящей корреспонденции организации. Документ создается работником канцелярии или другим работником, который отвечает за регистрацию входящей корреспонденции. Далее документ отправляется посредством документооборота для ознакомления и дальнейшей работы сотрудникам в соответствии с утвержденными маршрутами на предприятии.
Вот как выглядит входящий документ в Lexema-ECM:
К документу можно прикреплять вложение. Это может быть скан-образ документа — таким образом организуется электронный архив корреспонденции.
Все входящие документы регистрируются в системе по кнопке «Зарегистрировать»: документу после этого присвоится Регистрационный № документа и Дата регистрации.
После заполнения всех необходимых реквизитов документа, его регистрации и добавления к нему вложений, документ отправляют по маршруту для согласования или иных действий (например: подписать, ознакомиться, исполнить, зарегистрировать и др.). В случае ознакомления с документом широкого списка лиц можно сделать рассылку через сервис «Список рассылки».
Сотрудникам, которые были указаны в маршруте, документ приходит на обработку. Можно увидеть в окне «Документооборот», в разделе «На обработку».
После подтверждения действий всеми участниками маршрута, маршрут завершается.
По необходимости из входящего документа могут быть созданы документы «Поручение», «Исходящий документ», «Служебная записка».
Исходящие документы
Документооборот исходящих документов – это оформление документов, которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ. Адресатами могут быть как частные физические лица, так и другие компании. Все виды исходящих документов оформляются на официальном документе и подлежат обязательной регистрации. Как правило, внутренние исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделения.
Вот как выглядит исходящий документ в Lexema-ECM:
К исходящему документу также можно прикреплять вложение. Это может быть скан-образ документа — таким образом организуется электронный архив корреспонденции.
Все входящие документы регистрируются в системе по кнопке «Зарегистрировать»: документу после этого присвоится Регистрационный № документа и Дата регистрации.
После заполнения всех необходимых реквизитов документа, его регистрации и добавления к нему вложений, документ отправляют по маршруту для согласования или иных действий. В случае ознакомления с документом широкого списка лиц можно сделать рассылку через сервис «Список рассылки». Окно маршрута выглядит следующим образом:
Сотрудникам, которые были указаны в маршруте, документ приходит на обработку. Можно увидеть в окне «Документооборот», в разделе «На обработку».
После подтверждения действий всеми участниками маршрута, маршрут завершается.
Исходящие документы могут быть созданы на базе документов «Поручение», «Входящий документ». Подписанный документ можно отправить адресату на электронную почту из системы.