Робот для акцепта книг продаж контрагентов с книгой покупок
Заказчик:
ООО «Газпром бурение»
О компании:
ООО «Газпром Бурение» — одно из крупнейших буровых предприятий России, осуществляющее управление интегрированными проектами по строительству скважин на суше и на шельфе на всей территории Российской Федерации: в Западной и Восточной Сибири, на Дальнем Востоке, в Оренбургской и Астраханской областях, Республике Коми, на полуострове Ямал.
Решение:
реализация:
Решаемая проблема
В отчетные периоды каждый квартал бухгалтерия компании сталкивается с достаточно трудоемкой задачей - Акцепт книг продаж контрагентов с книгой покупок ООО «Газпром бурение» по договорам с «особым» порядком оплаты (80% + 20%). Необходимо обработать входящие электронные письма от контрагентов с девятым разделом Налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость и Извещением о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете). В случае некорректной или недостаточной информации бухгалтеру надо отправить ответные письма с запросом, разнести корректные данные в учетную систему 1С, сообщить итог сверки контрагентам. Вся эта работа делалась вручную.
Результат:
В помощь бухгалтерам для данного процесса на Lexema-RPA разработан Робот для оптимизации трудозатрат при акцепте книг продаж контрагентов с книгой покупок по договорам с «особым» порядком оплаты (80% + 20%). Он значительно ускорил процедуру и сэкономил трудозатраты.
Как робот работает
- Робот разбирает письма от контрагентов, пришедшие на определенный адрес электронной почты, выбирая из них необходимые комплекты документов – 9 раздел Налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость и Извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете).
- Письма составляются по утвержденному шаблону. Робот проверяет комплекты документов на корректность, определяет ИНН контрагента и в зависимости от результатов распределяет файлы по папкам, которые сам же и создает.
- Если в письме отсутствует комплект корректных документов, робот отправляет в ответном письме контрагенту памятку по его составлению.
- Если все документы заполнены корректно, копия декларации попадает в папку «Документы для загрузки в 1С», откуда и происходит попытка загрузки в учетную систему компании всех 9 разделов деклараций.
- Результат загрузки предоставляется в файле формата JSON.
- При обработке таких файлов, в случае успешной загрузки, робот отправляет контрагенту письмо о том, что сверка пройдена без разногласий.
- Для бухгалтера компании робот формирует и отправляет по почте файл «Реестр ошибок», который содержит информацию обо всех ошибках и разногласиях по данному процессу.
Создание папок для работы робота:
Робот 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом (в случае, если 20 число -выходной или праздничный день, то в первый рабочий день), создает на общедоступном для Бухгалтерии ресурсе следующие папки и файлы в иерархии:
