Программный робот для контроля документооборота с грузоперевозчиками
Заказчик:
Компания Свеза
О компании:
Мировой лидер в производстве березовой фанеры, поставляющей свою продукцию в более чем 90 стран по всему миру.
Свеза - современная, динамично развивающаяся компания, стремительно вошедшая в число ведущих производителей на рынке деревообработки.
Решение:
реализация:
Техническая реализация
В компаниях, экспортирующих свою продукцию, одним из важных процессов является логистическое взаимодействие с грузоперевозчиками. Основными документами в данном процессе являются:
- Коносамент – товарораспорядительный документ и договор перевозки
- Драфт - черновой вариант коносамента, составляется грузоперевозчиком
- Инструкция– документ, который составляется грузоотправителем и содержит всю информацию об отправленном товаре
Расхождения в данных Драфта и Инструкции – серьезная проблема, влекущая за собой временные и финансовые потери. В процессе согласования этих документов между отправителем и перевозчиком очень важно получить полное соответствие информации в кратчайшие сроки.
Результат:
Данный процесс в компании «Свеза» для ускорения и повышения надежности было решено роботизировать. Для решения задачи была выбрана платформа Lexema-RPA. Робот был разработан в течение месяца.
Как робот работает:
- На входе робот получает Реестр грузов пути, проверяет достаточность данных для составления Инструкции. При необходимости отправляет по электронной почте шаблон для заполнения менеджеру компании «Свеза» для внесения недостающей информации. Этот этап может повторяться до тех пор, пока все необходимые для составления Инструкции данные не будут корректно внесены.
- На основании итогового Реестра грузов робот составляет Инструкцию и отправляет её на электронный адрес грузоперевозчику.
- Грузоперевозчик в свою очередь составляет Драфт и отдает его роботу.
- Важный этап - сверка Драфта и Инструкции. Робот чётко и быстро выявляет все несостыковки и оперативно сообщает о них грузоперевозчику. Данный этап повторяется необходимое количество раз.
- Робот подтверждает корректность Драфта и ожидает от грузоперевозчика Коносамент в течение 5 дней после погрузки на судно. В случае необходимости, отправляет перевозчику электронные письма с напоминанием.
- Робот высылает полученный от грузоперевозчика Коносамент ответственному за процесс менеджеру компании «Свеза» по электронной почте.
Результат:
Ускорение процесса согласования Драфта и Инструкции, экономия рабочего времени менеджеров, исключение ошибок в составлении ключевых документов для грузоперевозки, влекущих за собой финансовые потери.
