Кейс внедрения Лексема-КЭДО в ООО «КСТ ЭНЕРГО ИНЖИНИРИНГ»
Заказчик:
О компании:
Российская производственно-инжиниринговая компания, оказывающая услуги в сфере энергетики и промышленности.
:
Количество сотрудников: более 180 человек.
Решение:
Техническая
реализация:
реализация:
Проблемы и вызовы
До внедрения системы кадрового ЭДО компания столкнулась с рядом трудностей:
- Долгое согласование кадровых документов.
- Неизвестный статус согласования и подписания документов.
- Ошибки при ручном заполнении.
- Проблемы с хранением, утеря документов при перевозке между офисами.
- Невозможность удалённого оформления документов.
- Хранение оригиналов документов в единственном экземпляре в HR-службе.
Цели проекта:
- Перевод процессов формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронный вид.
- Снижение расходов на канцтовары и расходные материалы офисной техники.
- Повышение скорости обмена кадровыми документами.
- Оптимизация и формализация документооборота в сфере управления персоналом.
- Снижение трудозатрат HR-отдела.
- Снижение затрат на перевозку документов между офисами.
Решение:
Внедрена система Лексема-КЭДО, автоматизировавшая ключевые кадровые процессы:
- Найм сотрудника (заявка на подбор, анкета соискателя, оффер).
- Приём (ознакомление с ЛНА, приказы о приёме).
- Испытательный срок (служебные записки о прохождении или досрочном завершении).
- Премирование (служебные записки, приказы).
- Переводы (служебные записки, приказы, допсоглашения).
- Отпуска (уведомления, заявления, приказы, переносы).
- Командировки (служебные записки, изменение дат, отмена, приказы).
- Согласование табеля учёта рабочего времени.
- Рассылка расчётных листков.
- Увольнение (обходные листы).
- Прочие кадровые документы, требующие подписи работника.
- Интеграция с 1С:ЗУП.
- Мобильная версия для сотрудников.
Интеграции и функционал:
Этапы внедрения
Проект был реализован за 3 месяца и включал:
- Развёртывание системы на серверах заказчика.
- Настройку более 100 видов кадровых документов.
- Обучение сотрудников.
- Одномоментный запуск системы на всю компанию.
Отзыв о Лексема от КСТ ЭНЕРГО Инжиниринг
Результаты:
- 100% сотрудников переведены на КЭДО.
- Оптимизация процессов согласования и подписания документов.
- Повышение эффективности работы подразделений за счёт личных кабинетов (не требуется присутствие для подписания).
- Ускорение взаимодействия работник ↔ работодатель в части ознакомления с документами.
- Снижение времени на подписание кадровых документов.
- В электронную форму переведено более 100 видов кадровых документов.
- Весь проект — от старта до запуска — реализован за 3 месяца.
Планы развития
- Совершенствование системы с учётом новых бизнес-процессов.
- Расширение функционала и добавление новых видов документов.
- Дальнейшая оптимизация кадрового документооборота.
