Lexema-ECM в ООО «РН-Бурение»
Заказчик:
ООО «РН-Бурение»
О компании:
ООО «РН-Бурение» осуществляет деятельность по бурению нефтяных и газовых эксплуатационных и разведочных скважин.
Общество обладает одной из самых разветвленных филиальных сетей в Российской Федерации среди буровых компаний (12 филиалов).
Решение:
ECM обеспечивает контроль над потоками документов в организации
Техническая
реализация:
реализация:
Основные задачи СЭД
- Ввод регистрационной карточки с информацией о документе
- Возможность прикреплять файлы к карточке документа
- Ввод маршрута движения документа
- Механизм перемещения документа по маршруту (в том числе заранее заданному) и взаимодействия документа с пользователем
- Контроль согласования и исполнения документов
- Механизм оповещения пользователя, как с помощью внутренней системы сообщений, так и по электронной почте
- Механизм поиска документов
- Печать отчетных форм документов
- Формирование и печать аналитических форм на основании данных СЭД
- Разграничение прав доступа
Документы в СЭД:
- Служебная записка
- Запрос в ServiceDesk (заявка на доступ к информационным ресурсам)
- Договора
- Входящие документы
- Исходящие документы
- Проект исходящего документа
- Поручения
- Документы коммерческой тайны (ДКТ)
- ОРД (Приказы и распоряжения)
- Протоколы
Задачи электронного архива документов
- Введение информации в систему и размещение скан-образов в местах возникновения хозяйственной операции
- Организация жесткой связи учетной системы с Архивом путем увязки бухгалтерской записи в учетной системе и скан-образа размещенного в Архиве
- Формирование полного пакета первичных бухгалтерских документов для одной хозяйственной операции
- Обеспечение качества предоставляемых первичных документов
- Регламентирование сроков предоставления документов
- Отслеживание статусов документов (предоставлен оригинал/копия; принят к учету/отправлен на доработку)
- Оперативное представление скан-образа документа и его оперативное отражение в учете
- Упрощение документооборота за счет исключения двойного размещения скан-образа документа
Результаты внедрения:
- Оперативный бухгалтерский и налоговый учет на основании скан-образов документов Архива
- Повышение дисциплины по соблюдению сроков предоставления документов и ввода их в систему.
- Оперативное закрытие отчетного периода и сокращение сроков формирования отчетности
- Повышение уровня внутреннего контроля и качества данных в системе
- Повышение финансовой грамотности сотрудников бизнеса, формирующих электронный архив
- Архивом пользуются практически все службы предприятия, внутренние и внешние специалисты
