Запуск в кратчайшие сроки, благодаря преднастроенным типовым карточкам и маршрутам по их обработке

В системе настроены типовые карточки и маршруты по их обработке. Их можно применять сразу после развертывания системы. Поэтому можно в кратчайший срок начать получать бонусы от электронного согласования документов.

Примеры типовых карточек и этапов их обработки:

Служебная записка к договору

• Формирование Служебной записки инициатором договора
• Инициатор во вложение прикладывает документы-основания (коммерческое предложение, протокол тендера, учредительные документы и т.д.)
• Согласование Служебной записки/Получение визы директора
• Назначение куратора договора
• Направление в юридический отдел

Договор

• Формирование карточки договора на основании согласованной Служебной записки
• Регистрация договора. Присвоение регистрационного номера
• Формирование проекта договора. Возможность формирования печатных форм договоров согласно действующим в компании шаблонам
• Согласование договора
• Формирование протокола разногласий
• Печать листа согласования договора
• Сканирование оригинала договора и размещение в архиве
  

Входящие документы

• Регистрация входящей корреспонденции сотрудником канцелярии.
• Возможность автоматической загрузки входящей корреспонденции из внешнего почтового ящика
• Возможность автоматической загрузки входящих писем на основании исходящих писем другой организации, входящей в холдинг
• Рассмотрение Входящего документа Адресатом. Создание Поручения (при необходимости)

Исходящие документы

• Создание документа Инициатором
• Дополнительное согласование профильными службами (при необходимости)
• Подписание Директором или Руководителем определенного уровня
• Регистрация сотрудником канцелярии и отправка получателю
• Рассылка для ознакомления сотрудникам по списку (при необходимости)
• Рассылка для ознакомления сотрудникам по списку

Заявления

• Сотрудник формирует заявление, подписывает электронной подписью и отправляет на согласование
• Руководитель сотрудника согласовывает заявление либо отказывает
• На основании подписанного заявления в кадровой системе формируется

Локально-нормативные документы

• Специалист отдела кадров формирует документ ЛНД, указывает зону ответственности данного ЛНД (подразделение, должность), и документ массово отправляется на подписание
• Работник знакомится с ЛНД и подтверждает это с помощью электронной подписи

Организационно-распорядительные документы: приказы, распоряжения, протоколы

• Создание ОРД Инициатором
• Дополнительное согласование профильными службами (при необходимости)
• Подписание Директором или Руководителем определенного уровня
• Регистрация сотрудником канцелярии
• Рассылка для ознакомления сотрудникам по списку
• Рассылка для ознакомления сотрудникам по списку