Этап 1. Создание платежного календаря на месяц

В период кризиса, очень остро встала проблема контроля и регулирования расходов предприятия, сохранения рентабельности и платежеспособности. В первую очередь был необходим механизм для эффективного управления движением денежного потока, который позволил бы оценивать потребности служб в деньгах, а также возможности предприятия. Создание платежного календаря на месяц решило данную проблему.

Центры финансовой ответственности создают заявки на оплату на следующий месяц, в которых отражают плановую потребность в деньгах, и согласуют их в системе электронного документооборота. На ежемесячном заседании бюджетного комитета, согласно плановому остатку денежных средств и плану поступлений, утверждается плановый бюджет на месяц, сформированный из заявок подразделений.

При появлении незапланированной потребности в денежных средствах в текущем месяце создается корректирующая заявка, которая также проходит согласование в системе электронного документооборота. Решение об утверждении или отклонении данной заявки принимается индивидуально ответственным лицом на завершающем этапе маршрута.

Служебная записка, на основании которой формируется платежное поручение, в обязательном порядке ссылается на утвержденный план, а сумма всех служебных записок по одной заявке не должна превышать плановой. Разработка и внедрение системы бюджетирования началась именно с этого модуля, так как он понятен всем пользователям и позволяет при сравнительно небольших затратах в краткие сроки получить значительные эффекты, такие как предвидение кассовых разрывов, выделение приоритетных и второстепенных расходов, финансовая дисциплина на предприятии.