Обратная связь

Подписаться на наш дайджест

Система Lexema ERP в АО «Международный аэропорт «Уфа»

 

Заказчик:

АО «Международный аэропорт «Уфа»

О компании:

Один из крупнейших аэропортов Приволжского федерального округа, связывающий воздушными линиями десятки городов Российской Федерации, стран СНГ и дальнего зарубежья. В 2010 аэропорт «Уфа» победил в международном конкурсе «Лучший аэропорт года стран СНГ» в номина­­­­­ции «За активность и целеустремлённость»

Задача:

Регулирования расходов предприятия для получения определенных целевых показателей, установленных собственником.


Внедрении системы бюджетного управления на платформе Lexema

 


 

Техническая
реализация:

Этап 1. Создание платежного календаря на месяц

В период кризиса, очень остро встала проблема контроля и регулирования расходов предприятия, сохранения рентабельности и платежеспособности. В первую очередь был необходим механизм для эффективного управления движением денежного потока, который позволил бы оценивать потребности служб в деньгах, а также возможности предприятия. Создание платежного календаря на месяц решило данную проблему.

Центры финансовой ответственности создают заявки на оплату на следующий месяц, в которых отражают плановую потребность в деньгах, и согласуют их в системе электронного документооборота. На ежемесячном заседании бюджетного комитета, согласно плановому остатку денежных средств и плану поступлений, утверждается плановый бюджет на месяц, сформированный из заявок подразделений.

При появлении незапланированной потребности в денежных средствах в текущем месяце создается корректирующая заявка, которая также проходит согласование в системе электронного документооборота. Решение об утверждении или отклонении данной заявки принимается индивидуально ответственным лицом на завершающем этапе маршрута.

Служебная записка, на основании которой формируется платежное поручение, в обязательном порядке ссылается на утвержденный план, а сумма всех служебных записок по одной заявке не должна превышать плановой. Разработка и внедрение системы бюджетирования началась именно с этого модуля, так как он понятен всем пользователям и позволяет при сравнительно небольших затратах в краткие сроки получить значительные эффекты, такие как предвидение кассовых разрывов, выделение приоритетных и второстепенных расходов, финансовая дисциплина на предприятии.

Результат:

Создан календарный график поступлений денежных средств на расчетный счет или в кассу и графика расходования денежных средств.

Обеспечение финансовой устойчивости и платежеспособности предприятия.

 

 

Этап 2. Создание годовых бюджетных планов

Вторым этапом внедрения системы было создание годовых бюджетных планов. На предприятии существовал опыт по планированию БДР, который формировался на основании заявок подразделений, предоставленных на бумажном носителе, а также по статистике прошлых лет. На основании этого плана подготавливался БДДС. Появилась идея связать все бюджеты, относящиеся к одному бизнес-процессу, в одной заявке. Например, заявка на услуги содержит графики списания затрат и перечисления денежных средств подрядчику.

В сжатые сроки были разработаны различные типы годовых заявок, соответствующие бизнес-процессам предприятия. Все заявки регистрируются в системе центрами финансовой ответственности и после согласования по электронному документообороту рассматриваются и утверждаются на заседании бюджетного комитета. Интерфейс для утверждения бюджета отображает основные финансово-экономические показатели (доходы, расходы, прибыль, остаток денежных средств на расчетном счете), которые изменяются в интерактивном режиме при утверждении или отклонении заявок.

Результат:

Возможность утверждения годового бюджета с использованием интерактивного интерфейса

 

 

Этап 3. Запуск упрощенной модели бюджета

В 2010 году была запущена упрощенная модель бюджета, для того чтобы проверить саму идею подобной модели. Для того чтобы появилась именно возможность, а не иллюзия управления бюджетами, во всех фактических документах настроены обязательные ссылки на годовой план, контроль превышения сумм, а также соответствие аналитик по плану и факту.

Для оперативного внесения изменений в бюджеты используется механизм корректировки. Корректировка выглядит как обычная заявка, но имеет дополнительную возможность списания утвержденных сумм из других заявок, переноса запланированных сумм из месяца в месяц, увеличение бюджета по одной статье, группе материала за счет уменьшения по другой. Согласование и утверждение каждой корректировки проходит индивидуально согласно маршруту документооборота.

Существующая на тот момент система ежемесячного планирования БДДС была также адаптирована под систему годового бюджетирования. Теперь все заявки на оплату в «Лексеме» в обязательном порядке ссылаются на годовые заявки, контролируется превышение сумм.

Результат:

2010 год показал, что данная система жизнеспособна.

 

 

Этап 4. Развитие системы

2010 год показал, что данная система жизнеспособна. К моменту формирования плана на 2011 год система активно развивалась. Система бюджетирования дополнена планированием капитальных вложений, закупа и остатков материалов на складах, разработана система лимитирования БДР по статьям. В форму утверждения бюджета добавлен автоматизированный расчет плана основных налогов предприятия (НДС и налог на прибыль) на основании утвержденных заявок.

На основании каждой заявки автоматически формируются проводки в плановый баланс с показателем «План». На основании фактических документов система формирует проводки в баланс в том же плане счетов и с теми же аналитиками, но с показателем «Факт». На основании журнала плановых и фактических проводок формируется оборотно-сальдовая ведомость, отчет о прибылях и убытках, плановый бухгалтерский баланс и другие плановые и план-фактные аналитические формы в любых разрезах.

Разработана аналитическая форма «План-фактный анализ». Она отображает различные бюджеты (годовой, квартальный и оперативный) и содержит автоматизированную финансовую модель, которая может строиться на основании плановых, фактических сумм в любых разрезах.

Результат:

Разработана аналитическая форма «План-фактный анализ», которая помогает топ-менеджерам и специалистам финансово-экономических служб в принятии управленческих решений.

 

В 2009 году согласно стратегическому плану развития было принято решение о внедрении системы бюджетного управления с целью регулирования расходов предприятия для получения определенных целевых показателей, установленных собственником. В круг решаемых задач системы бюджетирования должны были войти планирование, регулирование и контроль исполнения основных финансово-экономических параметров предприятия, таких как доходы, расходы, прибыль и потребность в денежных средствах.

АО «Международный аэропорт «Уфа» ведет бухгалтерский учет в системе «Лексема». Было принято решение, что бюджетное планирование и управленческий учет целесообразно вести в том же программном продукте. Для работы над проектом была сформирована команда, состоящая из топ-менеджеров, специалистов финансово-экономических и информационно-технических подразделений аэропорта и разработчиков Лексемы – специалистов ООО «ЭкоСофт», тесно сотрудничающих для достижения общей цели.

Перед участниками проекта были поставлены следующие задачи:

  • формирование годовых бюджетов (доходов и расходов (БДР);
  • движения денежных средств (БДДС), планов закупа, капитальных вложений;
  • ежемесячное планирование потребности в денежных средствах;
  • контроль и анализ исполнения планов;
  • построение планового баланса.

 

 
Таким образом, в АО «Международный аэропорт «Уфа» была сформирована полноценная система бюджетного управления, отвечающая основным потребностям предприятия. Благодаря внедрению системы бюджетирования, повысилась финансовая дисциплина предприятия, бизнес стал более «прозрачным» для руководства, а также появилась возможность оперативного регулирования потребностей предприятия для достижения определенных значений прибыли, утвержденных собственниками.
 


 



Смотрите другие истории успеха с системой Lexema: